手書き書類をデータ化する方法や料金相場は？メリット・デメリットも解説！

日々増え続ける手書き書類を管理するのは、非常に大変な作業です。

手書き書類をデータ化して、業務の効率化を図りたいと考えている方は多いでしょう。
この記事ではそんな方へ向けて、以下について解説します。

• 書類データ化のメリットとデメリット
• 書類データ化の方法
• 書類データ化の料金相場
• データ化することで何が変わるのか

実際にデータ化を行う前の情報収集として、ぜひご一読ください。

手書き書類をデータ化するメリット

手書き書類をデータ化することで、以下の4つのメリットが得られます。

1. 目的の書類を見つけやすくなる
2. 省スペースになる
3. データの共有が容易にできる
4. 資料の保管や印刷コストを削減できる

では、順に確認していきましょう。

メリット１．目的の書類を見つけやすくなる

書類をデータ化することで、目的の書類が見つけやすくなります。

これまでは書類を探すためにオフィス内を移動したり、引き出しを開けたりという作業が必要でしたが、データ化するとPCやタブレットで検索するだけなので簡単です。

また、書類によってはエクセルやアクセス、各種データベースにインポートできるようになり、管理・集計が容易になりますので、書類を探すために費やしていた無駄な時間がなくなるでしょう。

メリット２．省スペースになる

オフィスの省スペースになるというメリットもあります。

手書きの書類を保管していると、オフィスのスペースがどんどん奪われていきますよね。
しかし、データ化することでリアルなスペースはほとんど必要なくなり、全てはPC内やクラウドに保管することが可能。

かなりの省スペースになることは間違いありません。

メリット３．データの共有が容易にできる

書類のデータ化によって、共有が容易にできるようになります。
紙の書類を共有するには、書類をコピーして手渡したり、郵送したりするなどの手間が必要でした。

ところがデータ化された書類は、複数の端末から同時に閲覧したり、メールに添付して送信したりすることが可能。

情報の共有が容易になり、スピーディーに効率よく業務を進めることができるようになります。

メリット４．資料の保管や印刷コストを削減できる

紙の資料を保管するには、ファイリングするための道具や、保管するための棚などが必要になります。

もちろん資料を印刷する必要があるので、プリンターの導入維持費もかかってきますね。
さらに、資料を管理するための人件費も必要です。

書類をデータ化すると、これらの手間やコストが不要になるため、業務効率が大きくアップするでしょう。

手書き書類をデータ化するデメリット

書類をデータ化することのデメリットとしては、以下の3つがあります。

1. データ化するためのコストがかかる
2. 運用に慣れるまでに時間が必要
3. 書類の全容がつかみにくい

では、１つひとつ見ていきましょう。

デメリット１．データ化するためのコストがかかる

手書きの書類を社内でデータ化する場合、従業員だけで行うと本来の業務を圧迫することになるため、派遣社員を雇うなどの人件費がかかってきます。

また、代行業者に委託する場合は書類の量や業者にもよりますが、コストがかかるでしょう。

しかし、手書きの書類を管理していくのも、かなりのコストがかかることは間違いありません。
長い目で見ると、手書き書類のデータ化には大きな意義があるといえます。

デメリット２．運用に慣れるまでに時間が必要

これまで紙媒体だった書類がデータに置き換わることで、業務の流れや手順が変更になる場合があります。
習慣となっていた流れが変わると、最初は戸惑うこともあるでしょう。

運用に慣れるまでには一定の時間が必要なので、十分な準備をして取り掛かる必要があります。

デメリット３．書類の全容がつかみにくい

紙の書類に比べてデジタル化された書類は、全容がつかみにくいというデメリットがあります。

たとえば紙の書類が綴じられたものを閲覧する場合、パラパラとめくりながらざっくりと読んで、全容を把握するということがあります。

しかしデータ化された書類は各ページが分かれて存在するため、一度にざっくり閲覧することができないというデメリットがあります。

手書き書類をデータ化する方法は？

ここまで、手書き書類をデータ化するメリットとデメリットについてお伝えしてきました。
それでは、データ化するにはどんな方法があるのでしょうか？

データ化する方法には、以下の3つがあります。

1. 手作業で入力していく
2. OCRアプリを使用する
3. 代行業者に依頼する

では、１つひとつ解説していきましょう。

（１）手作業で入力していく

最も基本的な方法として、手作業で入力していくやり方があります。
書類を一枚一枚見ながら打つため確実性は高いといえますが、膨大な時間と労力が必要になるでしょう。

書類の量が少なければ不可能ではありませんが、大量の書類があるような一般的な企業やオフィスでは、現実的な方法ではないといえます。

（２）OCRアプリを使用する

OCRアプリを使用することで、入力の手間をなくす方法もあります。

OCRアプリとは、データ化したい書類をスマホのカメラで撮影して、テキストに変換するアプリです。

撮影もデータ化もスマホひとつで行えるため、手軽に導入できるのがメリットだといえます。

しかし、手書き文字の中にアプリで読み込みにくいものがあった場合はどうしても精度が落ちるため、修正作業が必要になってくるでしょう。

（３）代行業者に依頼する

最も正確に仕上げることが可能なのは、手書き文書データ化の代行業者に依頼するという方法です。

自社内でデータ化すると、入力作業後に見直しと修正をする必要がありますが、専門の業者に依頼した場合は、納品されたらすぐに使えるのが大きなメリットです。
また、データの分類や管理などをオプションで依頼することも可能になります。

ただし、業者への依頼はそれ相応のコストがかかってくるので、複数の業者を比較検討して、慎重に決めることが大切です。

依頼したい文書の量や、内容、予算などを業者とよく相談し、詳しい見積もりと取ってから依頼先を決定するようにしましょう。

また、個人情報の取扱いがある場合は、万全のセキュリティ対策を行っている業者に依頼する必要があります。

手書き書類データ化の料金相場

下は、手書き書類のデータ化を代行業者に依頼した場合の、おおまかな料金相場です。

ただし、上記の料金はあくまでも目安になります。

たとえば、クオリティの高い業者だと料金は高めですが、納品後の修正依頼が不要になることを考えると、納得できるのではないでしょうか。

一方で、コストの安い海外でデータ入力を行うことで料金を安くしている業者もあります。

また、管理システムやカテゴリ分け、画像スキャンなどを基本料金に含んでいる場合と、オプションとして別になっている場合があるので注意が必要です。

手書き書類をデータ化することで何が変わる？

ここまで、手書き書類をデータ化することによるメリットやデメリット、データ化の方法、料金についてお話してきました。

「結局、書類をデータ化することで何が変わるのかな？」とお考えの方もいらっしゃるでしょう。
手書き書類をデータ化すると、以下の4点が変わってきます。

1. オフィスにゆとりが生まれる
2. 業務時間に余裕ができる
3. 書類の劣化がなくなる
4. 多様な働き方が可能になる

では、１つひとつ確認していきましょう。

（１）オフィスにゆとりが生まれる

手書き書類のデータ化によって、これまで紙で埋もれていたスペースに空間ができ、オフィスの見た目がガラッと変わるでしょう。

オフィスがきれいに整って空間にゆとりが生まれると、仕事がしやすくなります。
場合によってはもう少し小さなオフィスで済むようになり、コストダウンにもつながるでしょう。

（２）業務時間に余裕ができる

書類のデータ化によって、データの検索や共有がスピーディーに行えるようになると、業務時間に余裕ができるでしょう。

時間に余裕が生まれると残業が少なくなって人件費のコストダウンができたり、空いた時間を使って新しい企画を練ったりすることもできます。

データ化によって生まれた時間を有効に使い、さらに効率化を進めていきましょう。

（３）書類の劣化がなくなる

紙の書類は経年による劣化や、災害などで燃えてしまう可能性があります。
また、文字がだんだんと薄れていって見えなくなるということもあるでしょう。

しかし、データ化された書類には劣化の心配がなく、そのままの状態で半永久的に保存することができます。

（４）多様な働き方が可能になる

手書き書類をデータ化すると、テレワークなどの多様な働き方が可能になるでしょう。
在宅勤務を妨げていた大きな要因として、紙の書類の持ち出しがあったからです。

たとえば、クラウドに置かれたデータを閲覧するという方法ならテレワークでも問題なく行えるため、業務の幅が広がります。

手書き書類のデータ化は、多様な働き方を実現するための、大きな一歩となるでしょう。

まとめ

手書き書類のデータ化は、コストダウンや省スペース、さらに業務の効率化にもつながります。
また、情報を簡単に共有できるようになるため、場所や時間を選ばない多様な働き方を可能にするでしょう。

書類のデータ化をご検討の方は、この機会にぜひチャレンジしてみてはいかがでしょうか。